Peningkatan Mutu Dalam Industri

Metode yang digunakan dalam upaya peningkatan mutu ini adalah metode Plan, Do, Check, and Action (PDCA cycle) yang didasari atas masalah yang dihadapi (problem-faced) ke arah penyelesaian masalah (problem solving). Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming yang kemudian dikenal dengan ” The Deming Wheel”. PDCA cycle berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem. Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam PDCA cycle, yaitu:

a.      Plan

1.      Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan –tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

2.      Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

·         Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

3.      Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

·         Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut

·         Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses

·         Teknik yang digunakan : observasi

·         Mengunakan alat ukur seperti wawancara

4.      Fokus pada peluang peningkatan mutu

·         Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan

·         Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.

5.      Mengidentifikasi akar penyebab masalah

·         Menyimpulkan penyebab

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

·         Alat yang digunakan : fish bone analysis Ishikawa

6.      Menemukan dan memilih penyelesaian

·         Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

b.      Do

1.      Merencanakan suatu proyek uji coba

·         Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.

·         Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)

2.      Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

c.       Check

1.      Evaluasi hasil proyek

·         Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut

·         Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)

·         Target yang ingin dicapai 80%

·         Teknik yang digunakan: observasi dan survei

·         Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner

2.      Membuat kesimpulan proyek

·         Hasil menjanjikan namun perlu perubahan

·         Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain

·         Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

d.      Action

1.      Standarisasi perubahan

·         Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan

·         Revisi proses yang sudah diperbaiki

·         Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada

·         Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.

·         Lakukan pelatihan bila perlu

·         Mengembangkan rencana yang jelas

·         Dokumentasikan proyek

2.      Memonitor perubahan

·         Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur

·         Alat yang digunakan untuk dokumentasi